Vol.073　テレワーク推進のための経理部門のペーパーレス術

2021年2月2日特集：テレワーク推進のための経理部門のペーパーレス術

テレワーク推進のための経理部門のペーパーレス術

経費精算のために出社していませんか？

Withコロナにより急速に普及したテレワーク。しかしテレワークでの業務が難しい職種もあり、その代表的な例が経理といわれています。紙書類の処理が必要なために、出社を余儀なくされている経理部門の方も多いのではないでしょうか？
今回は、経理部門のテレワークを推進する「ペーパーレス」ソリューションをご紹介します。

「紙」が阻む、経理部門のテレワーク

紙の書類や帳票を使った処理が主流となっている「経費精算」は、多くの企業でテレワーク導入の障壁となっています。
経費精算の他にも紙を使った業務は多く、経理部門がテレワークに移行するためには物理的な「紙業務」の解消、つまりペーパーレス化の推進が必要となります。
とはいえ一足飛びにペーパーレス化を実現するのは困難ですので、段階的に推進していくのが理想的です。紙を使った他の業務に先んじて、まずは下図のように、経費精算のシステム化から始めましょう。

Step 1 経費精算システムによる業務効率化

経費精算システムを導入すると、紙で回覧している申請書の物理的な移動をなくすことができます。
申請・承認がPCで行えるため、作業の迅速化につながります。
その他、利用者の使い勝手の良さなどもシステム選定のポイントとなります。
パナソニックISがご提供しているMAJOR FLOW Z KEIHIは、一般的な経費精算システムの機能に加え、交通系ICカードやクレジットカード連携も可能ですので、申請者の入力負荷の削減や不正利用の抑止も期待できます。

Step 2 範囲を広げて領収書のペーパーレス化

上記でシステム化の効果は見込める一方、証憑の回覧、送付及びファイリングは必要で、紙の管理は一部残っています。
そこで経費精算システムの利用範囲を拡張して、領収書の電子化を行っていきます。
電子化を実現すれば書類の物理的な制約なくデータ確認が可能になり、さらなる効率化が期待できます。
MAJOR FLOW Zでは電子帳簿保存法に準拠した機能をオプションでご用意しているため、領収書もデータとして扱うことが可能です。

Step 3 さらに範囲を広げて、ペーパーレスプラットフォームを構築

領収書の問題は上記で解決できます。
それでは経費精算以外の、発注書などの文書はどのように管理するのが望ましいのでしょうか。
その解決策のひとつが、文書管理システムの導入です。
ペーパーレスのプラットフォームとして文書管理システムを導入することで、定型業務で発生する紙文書や電子文書を一元管理し、必要な文書の活用を進めることができます。
経理部門のテレワーク推進に必要不可欠なペーパーレス。
段階的なシステム化を通して、経理業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。